Per 1 januari 2008 gelden er strengere eisen voor uw loonadministratie. De identificatieplicht is uitgebreid en er is een zesmaandenfictie ingevoerd.
Uitbreiding identificatieplicht
Per 1 januari 2008 is de identificatieplicht uitgebreid. Het anoniementarief van 52% is nu ook van toepassing als de werknemer geen of een onjuist burgerservicenummer (voorheen sofi-nummer) heeft verstrekt en als de werknemer niet is toegestaan in Nederland arbeid te verrichten. Deze laatste uitbreiding houdt in dat u als werkgever de verblijfsrechtelijke status aan de hand van een geldige verblijfsvergunning of een geldige tewerkstellingsvergunning dient vast te stellen en een kopie van deze vergunning(en) in de loonadministratie moet bewaren.
Anoniementarief
Wanneer u het anoniementarief moet toepassen, houdt u 52% aan loonbelasting en premie volksverzekeringen in op het loon van uw werknemer. Daarbij mag u geen rekening houden met de loonheffingskorting en het maximumbijdrageloon voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw (zorgverzekeringswet). U mag evenmin rekening houden met het maximumpremieloon en de franchise voor de premies werknemersverzekeringen. Voor anonieme werknemers geldt er een aparte tabel voor de eindheffing, kijk daarvoor op www.belastingdienst.nl/zakelijk.
Zesmaandenfictie
De zesmaandenfictie houdt in dat een werknemer die u ten onrechte niet heeft opgenomen in uw loonadministratie of voor wie u geen eerstedagsmelding heeft gedaan, geacht wordt al ten minste zes maanden bij u in dienst te zijn geweest. Het gevolg is dat zonder bewijs over die zes maanden naheffingsaanslagen kunnen worden opgelegd. U kunt wel tegenbewijs leveren door aan te tonen dat de werknemer korter in dienst is geweest. De naheffingsaanslag wordt tegen het anoniementarief opgelegd.
Eerstedagsmelding (EDM)
Als werkgever moet u nieuwe werknemers aanmelden bij de Belastingdienst met de ‘Opgaaf eerstdagsmelding’. Deze melding moet uiterlijk de dag vóór het begin van de werkzaamheden bij de Belastingdienst binnen zijn. Een uitzondering bestaat wanneer uw werknemer na bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek dezelfde dag nog bij u aan de slag gaat. Dan mag u de EDM op diezelfde dag doen, maar wel vóór het begin van de werkzaamheden. Hoe u de EDM kunt doen, leest u op de site van de Belastingdienst.
Let op
Zorg dat uw loonadministratie aan de eisen voldoet en voorkom hiermee naheffingsaanslagen en een mogelijke bestuurlijke boete.