Vanwege de coronacrisis werken nog steeds veel werknemers vanuit huis. Hoe zit het met de daaraan verbonden kosten? Wie betaalt die en mag u ze als werkgever belastingvrij vergoeden?
Onderzoek Nibud
Volgens het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) kost thuiswerken zo’n € 2 per dag. Voor werknemers die dit jaar enkele maanden thuiswerken, lopen de kosten dus algauw op tot een paar honderd euro. Het betreft onder meer het gebruik van koffie en toilet, energie en afschrijving op het meubilair.
Belastingvrij
De werkgever kan deze kosten belastingvrij vergoeden. Dat kan sowieso als er een zelfstandige werkkamer is met eigen sanitair en een eigen ingang en u de werknemer bovendien huur betaalt voor het gebruik van de werkkamer. Aan deze voorwaarden zal meestal niet voldaan zijn. U kunt dan de kosten toch belastingvrij vergoeden via de werkkostenregeling.
Werkkostenregeling
Vergoedingen en verstrekkingen zijn belastingvrij voor zover ze binnen de zogenaamde vrije ruimte vallen. De werkkostenregeling kent dit jaar een extra grote ‘vrije ruimte’ vanwege corona. Deze bedraagt 3% van uw loonsom tot € 400.000 en 1,2% over het meerdere. Bent u in 2020 meer kwijt aan vergoedingen en verstrekkingen, dan betaalt u als werkgever 80% belasting over het meerdere.
Minder kosten?
Naast de extra vrije ruimte heeft u dit jaar wellicht ook minder personeelskosten vanwege corona. Wellicht heeft u ook minder energie- en waterverbruik in het kantoor vanwege het vele thuiswerken en gaat ook het jaarlijkse personeelsuitje vanwege corona niet door.
Overleg
Het Nibud raadt werkgevers en werknemers aan met elkaar te overleggen over de kosten van thuiswerken voor zover dit al niet gebeurd is. Neem daarbij ook mee dat thuiswerken minder reiskosten oplevert, of deze al dan niet vergoed worden en of dit ook tijdens het thuiswerken zo blijft. Werkgevers mogen dit namelijk onbelast blijven doen.