Aan werknemers die thuiswerken vanwege corona, mag de belastingvrije vaste vergoeding voor kosten van het woon-werkverkeer dit jaar gewoon worden doorbetaald. Komt er geen nieuwe regelgeving meer, dan is dit vanaf 1 januari 2021 niet meer mogelijk.
Hoe is het nu?
Als een vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is vastgesteld en voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst, kan een werkgever deze belastingvrij doorbetalen als de werknemer vanwege corona thuiswerkt. Veel werkgevers hebben hiervoor gekozen vanwege het feit dat de thuiswerkende werknemer ook extra kosten maakt, zoals voor verwarming.
Hoe is het per 1 januari 2021?
Bovenstaande versoepeling is van toepassing tot 1 januari 2021. Daarna niet meer, tenzij alsnog wordt besloten de regeling vanwege corona te continueren. Werkgevers kunnen de vergoeding ook na 1 januari volgend jaar doorbetalen, maar dan is deze in beginsel belast. De werknemer betaalt hierover dan belasting. De werkgever moet er premies werknemersverzekeringen over afdragen
Tip! Werkelijk gemaakte woon-werkkilometers kunnen uiteraard wel belastingvrij worden vergoed.
Onderbrengen in de WKR?
Een werkgever kan de vergoeding ook onderbrengen in de werkkostenregeling. Voor zover er daadwerkelijk woon-werkkilometers zijn gereden, is de vergoeding uiteraard vrijgesteld en dus onbelast. Voor zover de vrijstelling niet van toepassing is, valt de vergoeding in de vrije ruimte.
Wel moet de werkgever er dan rekening mee houden dat de vrije ruimte volgend jaar beperkt wordt. Deze bedraagt in 2021 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere. Nu is dit nog 3% over de eerste € 400.000 en 1,2% over het meerdere. Dit kan betekenen dat de werkgever sneller door de vrije ruimte heen is en dus ook eerder de eindheffing van 80% verschuldigd is. Een werkgever moet deze eindheffing betalen over het bedrag waarmee hij de vrije ruimte overschrijdt.
Alternatieven
Wilt u uw personeel in plaats van de vaste reiskostenvergoeding op een andere manier tegemoetkomen? Dan kunt u bijvoorbeeld de kosten van een laptop en internetaansluiting belastingvrij vergoeden als deze noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden.
Thuiswerkvergoeding
Ook kunt u overwegen om uw personeel een vaste vergoeding te verstrekken voor het thuiswerken om zo de meerkosten die zij maken – denk aan stookkosten en koffie – te vergoeden. Het Nibud heeft al eerder een richtbedrag van € 2 genoemd. Dit is echter meestal geen onbelaste vergoeding.
Heeft u vragen over het doorbetalen van de onbelaste reiskostenvergoeding, neem dan contact met ons op.