Op 1 januari 2011 is de werkkostenregeling van start gegaan: een nieuwe manier van omgaan met vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Misschien past u nu nog de oude manier toe, want de werkkostenregeling is nog niet verplicht. Er geldt een overgangstermijn, waardoor u nog ieder jaar kunt kiezen tussen de werkkostenregeling of de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Volgend jaar kan dit voor het laatst, want vanaf 2014 is de werkkostenregeling definitief. Hoog tijd dus om u in de regeling te verdiepen.

De werkkostenregeling in het kort

Samengevat komt de regeling op het volgende neer: u mag tot maximaal 1,4% van de totale fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Dit heet de vrije ruimte. Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gelden gerichte vrijstellingen, zoals voor cursussen, maaltijden bij overwerk en zakelijke verhuiskosten. Voor bepaalde vormen van loon in natura geldt een nihilwaardering. Denk bijvoorbeeld aan de ter beschikking gestelde mobiele telefoon of smartphone, waarvan het zakelijk gebruik meer dan 10% is.

Vaste kostenvergoeding kan nog steeds

Veel werkgevers maken gebruik van een vaste kostenvergoeding. Dit is ook mogelijk onder de werkkostenregeling. De vaste, onbelaste kostenvergoeding kan bestaan uit kosten die u kunt onderbrengen in de vrije ruimte en/of kosten die vallen onder gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten, zoals benzinekosten voor de auto van de zaak. Bij gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten gelden aanvullende voorwaarden. Zo moet u de vaste kostenvergoeding altijd onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Voor vaste kostenvergoedingen die u betaalt voordat u de werkkostenregeling gaat toepassen, hoeft u geen nieuw onderzoek te doen als dit recentelijk heeft plaatsgevonden. Dit wordt anders als de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd, zijn gewijzigd.

Vrije ruimte gaat omhoog

Op dit moment is de vrije ruimte nog 1,4%. Volgend jaar wordt dit percentage verhoogd naar 1,5% en waarschijnlijk zelfs naar 1,6%.

Bereid u goed voor

De keuze voor de werkkostenregeling in 2013 is niet van de ene op de andere dag gemaakt. U zult zich goed moeten voorbereiden. Dat kan door vier logische stappen te volgen:

  1. Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. De gegevens vindt u terug in uw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden.
  2. Deel de kosten in: wat valt onder de vrije ruimte, vallen bepaalde vergoedingen of verstrekkingen onder de gerichte vrijstelling of is wellicht een nihilwaardering van toepassing?
  3. Bepaal de fiscale loonsom. Hier moet u uitgaan van een schatting. Wellicht heeft u al aardig in kaart waar het totale fiscale loon eind 2012 op uitkomt. Volgend jaar hoort de werkgeversbijdrage ZVW niet meer tot het fiscaal loon van uw werknemers. Dat betekent dat het belastbaar (fiscaal) loon van uw werknemers volgend jaar dus iets daalt. Hou hier rekening mee in uw schatting.
  4. Overleg op tijd met uw werknemers en de ondernemingsraad. Het kan zijn dat u door de werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. In de meeste gevallen heeft u hiervoor toestemming nodig van uw werknemers. Overleg is dan ook geboden. Sluit u een nieuw arbeidscontract af, hou dan alvast rekening met de komst van de werkkostenregeling.