Maakt u gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, de WKR, dan moet u zorgen dat uw administratie hieromtrent op orde is. Anders loopt u het risico dat datgene wat u daarin onderbrengt, belast wordt bij uw werknemer.
Aanwijzen
Binnen de WKR bestaat de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onder te brengen in de vrije ruimte. Dit is belastingvrij zolang het totaal binnen de vrije ruimte blijft. Daarboven bent u als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Om gebruik te maken van de vrije ruimte moet u desbetreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wel vooraf aanwijzen aan die vrije ruimte.
Let op! Doet u dat niet, dan is uw werknemer hierover loonheffing verschuldigd.
Vormvrij
Het is niet expliciet vastgelegd hoe u moet aanwijzen aan de vrije ruimte. Zo’n aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit arbeidsrechtelijke afspraken of uit de vastlegging hiervan in de administratie.
Goedkeuring: aanwijzing in het kalenderjaar
Om discussie te voorkomen over de vraag of aanwijzing vooraf heeft plaatsgevonden, gaat de Belastingdienst ervan uit dat aanwijzing heeft plaatsgevonden als de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet bij de werknemer in de loonheffing heeft betrokken.
Let op! Deze zogenaamde goedkeuring voor de aanwijzing geldt alleen gedurende het kalenderjaar. De Belastingdienst gaat er dus in 2022 nog van uit dat bijvoorbeeld vergoedingen die u in 2022 niet bij uw werknemers in de loonheffing betrekt, zijn aangewezen aan de vrije ruimte. Heeft u deze aanwijzing in 2023 echter nog niet geregeld, dan worden de vergoedingen alsnog in 2022 bij uw werknemers in de loonheffing betrokken.
Per abuis niet in loonheffing bij werknemer
De goedkeuring geldt niet als uit andere gegevens naar voren komt dat het uw bedoeling was om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling bij de werknemer in de loonheffing te betrekken, maar u dit per abuis niet heeft gedaan. U kunt dan dus niet met terugwerkende kracht alsnog kiezen voor aanwijzing aan de vrije ruimte.
Goedkeuring: gerichte vrijstelling
Voldoet een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de voorwaarden en grensbedragen voor een gerichte vrijstelling? Dan gaat de Belastingdienst er ook van uit dat aanwijzing aan de vrije ruimte heeft plaatsgevonden.
Tip! Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het altijd aan te raden om gewoon vooraf aan te wijzen aan de vrije ruimte. Is dat per abuis niet gebeurd, dan kunt u zich beroepen op de goedkeuringen. Controleer in ieder geval tegen het einde van het kalenderjaar of u aan uw aanwijzingsplicht heeft voldaan. Hiermee voorkomt u dat u alsnog loonheffing bij uw werknemers moet inhouden.