Elektronisch factureren is niet meer weg te denken uit het zakelijk leven. De laatste onderzoeken liegen er niet om: meer dan de helft van de facturen wordt momenteel elektronisch verstuurd of ontvangen. Bijna een kwart van de bedrijven kiest voor geavanceerde factuurverwerking. Waarom zou u moeten overgaan op de e-factuur?
Vanaf begin 2009 mogen ondernemers in Nederland elkaar al rekeningen sturen per e-mail. Vanaf 1 januari 2013 wordt het in alle lidstaten van de Europese Unie wettelijk toegestaan om (grensoverschrijdend) e-facturen te sturen.
Tip!
Vanaf 1 januari 2013 treedt de Europese richtlijn factureringsregels in werking. Hierdoor krijgen Europese ondernemers niet alleen de mogelijkheid om elektronische facturen te versturen, maar worden er ook tal van vereenvoudigingen doorgevoerd rond de btw-verplichtingen op een factuur.
Voordelen
Het grootste voordeel van de e-factuur is uiteraard het kostenvoordeel. De volledige verwerking hiervan kost gemiddeld € 6 per stuk, de papieren tegenhanger kost zo’n € 30. Daarnaast zorgt geautomatiseerde verwerking van e-facturen voor een betere controle op uw financiële administratie en een kortere doorlooptijd van het factuurproces. De ontvanger van een e-factuur kan de factuurgegevens bijvoorbeeld rechtstreeks elektronisch uit het factuurbericht in zijn administratie inlezen met speciale software.
Eisen
Aan de e-factuur worden speciale eisen gesteld: de factuur mag niet veranderd zijn (integriteit) en moet afkomstig zijn van de verzender (authenticiteit). De e-factuur moet dus origineel zijn, goed leesbaar en niet te vervalsen. Bovendien moet de factuur voorzien zijn van echtheidskenmerken, zoals een elektronische handtekening of een elektronisch bestand voor het uitwisselen van gegevens.
Let op!
Hoewel de Belastingdienst heeft bepaald dat facturen ‘vormvrij’ mogen zijn, blijven de overige factuurvereisten van de btw overeind: op de e-factuur moet de ondernemer alle informatie vermelden die ook op een papieren factuur moet staan. Ook het zeven jaar lang bewaren van facturen blijft verplicht.